El fondo documental del archivo municipal de San Bartolomé de la Torre fue organizado por primera vez en 1991, bajo las directrices del Plan de Organización de Archivos de la Diputación Provincial de Huelva. Posteriormente, en 1997 se procedió a una integración de documentación al fondo existente. Desde el año 2000, cuenta con una archivera y con un trabajo permanente en su conservación y difusión.
En la primera etapa de trabajos en el archivo, la documentación se encontró dividida en cuanto a su ubicación. La mayor parte fue localizada en las propias dependencias municipales, en una sala del piso superior del Ayuntamiento. Estaba colocada en estanterías metálicas, junto a material ajeno al archivo. Otro volumen menor de documentación fue recuperado en una nave a las afueras de la localidad.
La documentación, en general, presentaba una cierta ordenación, aunque no de acuerdo con unos criterios puramente archivísticos. Se hallaba ordenada por materias.
El fondo documental fue sometido a tratamiento archivístico consistente en:
- Desinfectación y limpieza de fondo documental.
- Clasificación de la documentación en virtud del cuadro de clasificación de archivos municipales facilitado por la Diputación Provincial de Huelva.
- Ordenación de dicho fondo ya clasificado.
- Formación de legajos y demás unidades de instalación.
- Elaboración de los instrumentos de descripción del fondo: guía; inventario e índice del archivo.
Finalmente, en esta primera fase, el archivo quedó ubicado en una sala destinada a tal fin, en la planta alta del, entonces, Ayuntamiento. El fondo, una vez enlegajado y almacenado en cajas archivadoras con los marbetes del Ayuntamiento, fue colocado en estanterías metálicas.
En esta primera etapa, sólo se creó una instalación de legajos, pues pese a existir libros entre la documentación, éstos fueron enlegajados. Se inventariaron un total de 323 legajos, con unas fechas extremas, en esta fase, que van desde 1814 a 1988.
En 1997, y gracias a una beca de colaboración de la Diputación Provincial de Huelva, se procedió a la realización de una integración de documentación, respetando nuevamente el cuadro de clasificación por el que se habiá regido la primera organización del archivo. En esta segunda etapa, se alcanzaron los 482 legajos, con unas fechas extremas de 1988 a 1995. Es en esta fase cuanto se crea una instalación independiente para libros, que arranca con los libros de contabilidad en 1992.
Desde el año 2000, el archivo cuenta con una persona a su cargo, y por tanto con unas labores continuadas en sus fondos. Desde ese momento, a sufrido algunos cambios de ubicación; división de sus depósitos, etc.
En la actualidad, cuenta con un fondo total de 720 legajos y 93 libros, custodiando la documentación hasta el 2001, aunque sólo está inventariada la misma hasta el año 1999.
Por lo que respecta a los depósitos, el archivo cuenta en la actualidad con tres dependencias:
- Archivo histórico, situado en la planta alta de un edificio municipal, antigua Biblioteca y hoy centro Guadalinfo en su planta baja.
- Archivo intermedio y zona de tratamiento archivístico. Ubicado en la planta alta de antiguo Ayuntamiento.
- Archivo de oficina y urbanismo, en las actuales dependencias municipales.
En estos momentos, nos hallamos inmersos en un proyecto de rehabilitación del edificio que fue, hasta el año 2006, Ayuntamiento de esta localidad, para ser adaptado a Archivo Municipal y Biblioteca. Se está reformando en su totalidad la planta alta del mismo, ampliando su superficie útil y reforzando estructuras, para ubicar en ella nuestro archivo en su totalidad, salvo la documentación de oficinas que seguirá donde se halla hoy día.
Como proyecto archivístico más inmediato, contamos con la digitalización de nuestros fondos, tarea en la que ya estamos inmersos, y la organización del fondo documental del Juzgado de la localidad, cuya documentación estaba bajo nuestra custodia. También se nos plantea la necesidad de comenzar a crear nuestra propia fototeca local, dada la importancia actual que tiene la recuperación de este tipo de documento para la elaboración de nuestra “historia local”.
